*english version below*
Helfer*innen und Schichtplan
Hier findest du Infos zu den Daten, die bei der Registrierung angeben kannst/musst, eine kurze Anleitung für den Schichtplan und einige grundlegende Infos zur verwendeten Software.
Nick: mit diesem Namen logst du dich ein und er ist auch im Schichtplan öffentlich sichtbar.
Passwort: das solltest du dir merken 😉 Über eine gültige E-Mail-Adresse ist ein Zurücksetzen möglich. Die Orga wird in der Regel Passwörter nicht zurücksetzen (weil wir dir deinen Account nicht zuordnen können).
E-Mail: Hier muss (d)eine E-Mail-Adresse hin. Die Adresse wird nicht überprüft und ist nicht öffentlich, sondern nur für die Orga sichtbar. Du kannst also eine Fantasie-Adresse benutzen (die sollte es dann aber wirklich nicht geben, weil damit dein Passwort zurückgesetzt werden kann). Warum eine echte E-Mail-Adresse vielleicht sinnvoll ist, steht unten unter Kontakt/Kommunikation nochmal genauer erklärt.
E-Mail-Einstellungen: Wenn du vom Schichtplan Erinnerungen an deine Schichten oder Infos über neue Nachrichten an dich bekommen möchtest, setze bitte hier den Haken. Diese Einstellungen kannst du später jederzeit wieder ändern.
Wenn du keine echte E-Mail-Adresse benutzt, lass den Haken bitte unbedingt weg, da wir sonst die ganzen Fehlermeldungen über unzustellbare E-Mails erhalten.
Handy: Die Angabe einer Handynummer ist nicht erforderlich, sie kann uns aber bei der Kommunikation mit dir helfen. Sie ist nicht öffentlich, sondern nur für die Orga sichtbar.
Was möchtest du machen?: Hier sind die unterschiedlichen Typen von Helfer*innen aufgeführt. Diese werden in der Software dann später als Engeltypen bezeichnet. Für alle Teams, die mit einem Hut abgebildet sind, brauchst du eine extra Freischaltung. Sowohl die Gründe für die Freischaltung als auch der Weg wie du dazu kommst, sind in den jeweiligen Beschreibungen der Helfer*innen-Typen aufgeführt.
Die allermeisten Schichten für sind für „support/Unterstützung“, es macht also Sinn, dass du dich gleich bei der Registrierung diesem Team zuordnest. Du kannst dich später jederzeit weiteren Teams zuordnen oder diese wieder verlassen.
Nach dem Login:
Je nach Größe deines Bildschirms findest du rechts oben (drei Striche) ein Aufklapp-Menü (kleiner Schirm) oder eine Menüleiste oben auf der Seite (großer Schirm).
News: Als erstes siehst du immer die Seite mit den News. Hier stehen wichtige Infos für alle Helfer*innen.
Treffen: Hier werden alle Vorbesprechungen angekündigt, die nötig sind, damit du die Infos für deinen Schichten und Teams hast. Manche dieser Treffen sind für einzelne Teams verpflichtend.
Schichten: Hier siehst du (endlich) das Herzstück vom Schichtplan und damit den Punkt, warum du dich angemeldet hast 😊.
In den Spalten sind die Schichten nach den Orten, wo sie stattfinden, sortiert. Auf dem Handy-Display kann es schnell etwas unübersichtlich werden, deswegen empfehlen wir, sich den Plan einmal auf einem großen Schirm anzusehen, dann weißt du besser, wo du hinscrollen musst.
Im oberen Bereich ist ein großer Filter zu sehen. In den allermeisten Fällen ist dieser Filter schuld, wenn du die Schichten, die du suchst, nicht siehst.
Beim Datum stellst du den Zeitraum ein, für den du die Schichten sehen möchtest. Beim ersten Aufruf zeigt die Seite immer 24 h in die Zukunft an. Wenn du mehr sehen willst (oder die Seite für länger offen hast), passe bitte Datum UND! Uhrzeit an. (Die Zahlen in den Klammern hinter dem Datum zeigen den Tag der Veranstaltung an.)
Rechts daneben (oder darunter auf kleinen Bildschirmen) kannst du wählen, dass Schichten nur für bestimmte Engeltypen oder Orte angezeigt werden.
WICHTIG: ES ERFOLGT KEINE AUTOMATISCHE AKTUALISIERUNG DES PLANS. DU MUSST IMMER DEN KNOPF „FILTER“ FÜR EINE AKTUALISIERUNG DRÜCKEN.
Die Farbcodierung ist auch nochmal ganz unten auf der Seite erklärt:
Rot: Hier fehlen noch Helfer*innen Grün: Die Schicht ist voll Blau: Deine Schichten Gelb: Hier fehlen noch Helfer*innen, du hast dich aber (noch) nicht dem Team zugeordnet
In jeder Schicht gibt es den Knopf „Eintragen“ mit dem du diese Schicht übernimmst. Haben sich vor dir schon andere auch für die Schicht eingetragen, siehst du hier auch deren Nicks. Möchtest du dich mit anderen Helfer*innen austauschen, kannst du ihnen über den Schichtplan eine Nachricht schreiben (siehe Briefumschlag)
Engeltypen/Orte: Hier gibt es nochmal die genaue Beschreibung der verschiedenen Engeltypen und Orte. Außerdem kannst du dich hier weiteren Teams zuordnen.
Frag den Himmel: Dein direkter Draht zur Orga, für alle Fragen und Probleme.
Hinter dem Briefumschlag verbirgt sich das interne Kommunikationssystem vom Schichtplan. Hier kannst du jede andere helfende Person über ihren Nick anschreiben. In den Einstellungen kannst du konfigurieren, dass du für jede neue Nachricht eine Mail bekommst.
[Dein Nick]:
Deine Schichten: genau das.
Einstellungen: Hier kannst du viele Einstellungen, wie zb auch dein Passwort ändern oder die Menge an Mails kontrollieren, die der Schichtplan dir schickt.
Es kommt immer mal vor, dass sich spontan etwas ändert, ausfällt oder sonst was ist. Dafür würden wir dich gerne auch kurzfristig erreichen können. Das schnellste ist sicher, wenn du deine Mobil-Nummer einträgst. Alternativ können wir dir auch im Schichtplan eine Nachricht schreiben. Hast du eine (echte) E-Mail-Adresse hinterlegt und den entsprechenden Haken gesetzt informiert dich der Schichtplan über neue Nachrichten. Wenn nicht, wäre es gut, wenn du regelmäßig checkst, ob irgendwelche Nachrichten vorliegen. Danke.
Als Orga sehen wir die von dir eingetragene E-Mail-Adresse (wie gesagt, da kannst eine falsche angeben) und Handynummer (Angabe freiwillig). Dein Passwort können wir nicht sehen. Dein Nick ist für alle anderen Helfer*innen zu sehen und wird auch in den Schichten, die du belegt hast, angezeigt – es ist also öffentlich.
Direkt nach den A-Tagen wir die Registrierung neuer Engel deaktiviert, so dass nur noch bestehende Accounts für kurze Zeit Zugriff auf das System haben, um zum Beispiel eine Kommunikationen zu sichern. Am Montag, den 23.6. werden wir das System dann komplett zusammen mit allen Backups löschen.
Für Techis: Der Schichtplan ist, wie auch die Webseite der A-Tage, bei überspace (https://uberspace.de/de/) gehostet. Der Webserver und auch php schreiben keine Logfiles. Überspace schreibt von ihren Server Backups, die 7 Wochen aufbewahrt werden, Ende August sollten dann also alle Spuren vom Schichtplan verschwunden sein.
Für die E-Mails benutzen wir systemli. Das Engelsystem nutzt den SMTP-Server von Überspace.
Helpers and the Shiftplan
Here you will find information on the data you can/must enter when registering, a brief guide to the shift plan and some basic information on the software used.
Nick: you log in with this name and it is also publicly visible in the shift plan.
Password: you should remember this 😉 You can reset it using a valid email address. As a rule, the organisation will not reset passwords (because we cannot assign your account to you).
Email: You must enter an email address here. The address is not checked and is not public, but only visible to the organisation. You can therefore use a fantasy address ( which then really shouldn’t exist because it can be used to reset your password). Why a real e-mail address might be useful is explained in more detail below under Contact/Communication.
E-mail settings: If you would like to receive reminders about your shifts or information about new messages from the shift plan, please tick the box here. You can change these settings later at any time.
If you do not use a real e-mail address, please leave the box unchecked, otherwise we will receive all the error messages about undeliverable e-mails.
Mobile phone: It is not necessary to provide a mobile phone number, but it can help us to communicate with you. It is not public, but only visible to the organisation.
What would you like to do? : The different types of helpers are listed here. These will later be labelled as angel types in the software. For all teams that are shown with a hat, you need an extra activation. Both the reasons for the activation and the way to get it are listed in the respective descriptions of the helper types.
The vast majority of shifts are for ‘support’, so it makes sense to assign yourself to this team when you register. You can join or leave other teams at any time later.
After the Login: Depending on the size of your screen, you will find a drop-down menu at the top right (three lines) (small screen) or a menu bar at the top of the page (large screen).
News: You will always see the news page first. Here you will find important information for all helpers.
Meetings: All the preliminary meetings that are necessary for you to have the information for your shifts and teams are announced here. Some of these meetings are mandatory for individual teams.
Shifts: Here you can (finally) see the centrepiece of the shift plan and thus the reason why you signed up 😊.
In the columns, the shifts are sorted according to where they take place. It can quickly become a little confusing on a mobile phone screen, so we recommend looking at the plan on a large screen so that you know better where to scroll.
A large filter can be seen at the top. In the vast majority of cases, this filter is to blame if you don’t see the shifts you’re looking for.
For the date, set the period for which you want to see the shifts. When you first call up the page, it always shows 24 hours into the future. If you want to see more (or have the page open for longer), please adjust the date AND time. (The numbers in brackets after the date indicate the day of the event).
To the right (or below on small screens) you can choose to display shifts only for certain angel types or locations.
IMPORTANT: THE PLAN IS NOT UPDATED AUTOMATICALLY. YOU MUST ALWAYS PRESS THE ‘FILTER’ BUTTON FOR AN UPDATE.
The colour coding is also explained again at the bottom of the page:
Red: Helpers are still missing here, Green: The shift is full, Blue: Your shifts, Yellow: Helpers are still missing here, but you have not (yet) been assigned to the team
In each shift there is a button ‘Register’ with which you can take over this shift. If others have already signed up for the shift before you, you will also see their nicks here. If you would like to talk to other helpers, you can write them a message via the shift plan (see envelope)
Angel types/locations: Here you will find a detailed description of the different angel types and locations. You can also assign yourself to other teams here.
Ask the heaven: Your direct line to the organisers for all questions and problems.
Behind the envelope is the internal communication system of the shift plan. Here you can write to any other helping person using their nickname. You can configure the settings so that you receive an email for every new message.
[Your nickname]:
Your shifts: exactly that.
Settings: Here you can change many settings, such as your password or control the amount of mails that the shift plan sends you.
It always happens that something changes spontaneously, is cancelled or whatever. We would like to be able to contact you at short notice. The quickest way is to enter your mobile phone number. Alternatively, we can also send you a message in the shift plan. If you have entered a (real) e-mail address and ticked the appropriate box, the shift plan will inform you of new messages. If not, it would be good if you checked regularly to see if there are any messages. Thank you.
As the organisers, we can see the email address you have entered (as I said, you can enter a false one) and your mobile phone number (optional). We cannot see your password. Your nickname can be seen by all other helpers and is also displayed in the shifts you have booked – so it is public.
Immediately after the a-days, the registration of new angels will be deactivated, so that only existing accounts will have access to the system for a short time, for example to back up a communication. On Monday, 23 June, we will then delete the system completely together with all backups.
For techies: The shift plan, like the a- days website, is hosted at überspace (https://uberspace.de/de/). The webserver and php do not write any logfiles. Überspace writes backups of their servers, which are kept for 7 weeks, so by the end of August all traces of the shift plan should have disappeared.
We use systemli for emails. The angel system uses the SMTP server from Überspace.